الاستغناء عن الإيميل في الشركات الناشئة

هل سألت نفسك سابقا إن كان البريد الالكتروني الذي تستخدمه كل يوم في عملك هو الحل الأمثل؟ وهل عانيت سابقا من مشاكل جراء استخدامه؟

تجربة شخصية:
  • أفكر في الأمر منذ فترة، الايميل الذي أصبح العمل فيه مزعجا فعلا، هنالك حوالي 1000 رسالة شهريا أرد عليها في إيميل عملي ضمن الشركة وهذا البريد باسمي وليس بريد دعم فني!
  • تضيع الملفات وتُنسى المهام والطلبات وأحيانا أنسى الرد بسبب انقطاع مفاجئ للكهرباء وترك الرسالة مقروءة…
  • مرات كثيرة حدث هذا الأمر معي، كل يوم أنتظر الرد على ذلك الإيميل وذلك السؤال اذا تذكرته، ولا أعرف هل تمت رؤية الايميل أم لا؟ هل قام المستقبل بفتحه ونسيانه؟ أم أنه مشغول وسيرد لاحقا ومتى؟ هل أعيد تذكيره أم أن هذا إزعاج له فقط؟
  • تحصل  الكثير من النقاشات المهمة والقيمة جدا عبر الإيميل ولكنها تنتهي ضائعة داخله، محصورة بعدد قليل من أفراد الفريق ولم تصل للجميع ولم يستفد أحد منها في أوقات أخرى وربما تكرر نفس النقاش مع جزء آخر من الفريق.
  • يتم إرسال مهمة عبر البريد لشخص في الفريق ويعمل عليها وفرد آخر لايدري بذلك وهو يعمل عليها أيضا بشكل منفرد مما يؤدي لتعارض الأعمال وقلة التنسيق بين الأفراد.
  • يعمل جزء من الفريق على مهمة معينة ولا تعلم أنت أين وصلوا ومتى سيحين دورك فيها…

كل ماسبق مشاكل واجهتها مع البريد الالكتروني في العمل ويوجد غيرها الكثير

في شركة حسوب لازلنا نعتمد علىى الإيميل ولكننا قللنا من استخدامه كثيرا بالاعتماد على ثيم ورردبريس وهو P2 WordPress مع تعريبه وبعض التعديلات والإضافات مثل:
إضافة لاظهار تنبيهات لأفراد الفريق عبر إشارة @
إضافة لتعليم البوست على أنه غير محلول ولونه أحمر وعندما يتم حله وإنهاء المهمة يمكن تعليمه بمحلول مع لون أخضر
إضافة لإظهار check list ضمن البوستات
إضافة المتواجدين أون لاين، وآخر تواجد لكل فرد

صحيح أنه غير مخصص تماما للتواصل ضمن الشركات بين أفراد الفريق ولايوفر الكثير من الخصائص لكنه يؤدي مهمة جيدة بشكل عام، ويمكنك تجربته على مدونة ووردبريس مجانية لترى خصائصه.

نصائح لاستخدام الوسوم:

في P2 خاصة وغيرها عامة هذه بعض النصائح:

  • لاتنشئ عشرات الوسوم، أنشئ الوسم للأمور الهامة فقط والضرورية، ويمكنك أن تجعل وسما وحيدا للأمور غير المهمة
  • إذا كنت تعتقد أن الموضوع مهم حاليا ومستقبلا وستقوم أنت أو غيرك بالعودة له فأضف له وسما
  • اذا كان الموضوع عبارة عن تنويه أو تنبيه أو حل مشكلة مستعجلة أو حل مشكلة برمجية مثلا فهذا لن يتم العودة له لاحقا وبالتالي لاحاجة للوسم فيه.
  • حاول أن لاتضع أكثر من وسم لكل موضوع قدر الإمكان.
  • قد تحتاج أن تبحث في وسم معين وأحيانا تحتاج أن تقرأ مواضيع وسم كامل إذا كنت موظفا جديدا مثلا وترغب في أخذ الفائدة لذلك انتبه لمن سيأتي بعدك.
  • استخدم لغة واحدة وطريقة واحدة لتسمية الوسم، مثلا الوسم الذي يدل على موقع خمسات هو khamsat.com أو خمسات وعندما تختار أحدهما تطبق نفس الطريقة على البقية.

تجارب شركات ناشئة أجنبية في الاستغناء عن الإيميل:

التجربة الأولى

تتحدث عن قيام مؤسس شركة ناشئة بمنع استخدام الإيميل تقريبا بين أفراد الفريق في الشركة، واستعاض عن البريد بعدد من التطبيقات التي أعطت إنتاجية وفائدة أكبر بكثير حسب تجربته، كذلك يتحدث عن الأمور التي يجب عدم استخدامها في الايميل مطلقا.

وهذه تجربته مترجمة بتصرف:

الكاتب يكره بيئات العمل التي تعتمد على عادات بريد الكتروني سيئة ورغم أنه قد جرب هذا العمل في شركات أخرى لكنه لايريد لفريقه أن يختبر هذه التجربة السيئة لذلك ببساطة منع استخدام البريد الاكتروني!

المنع ليس تماما فلا يزال لكل فرد من الفريق عنوان إيميل خاص به ولكنه للتواصلات الخارجية بشكل أساسي أي مع العملاء والشركات الأخرى وغيرها من الأمور وليس داخليا مع أفراد الفريق.

برأيه الإيميل يستعمل للكثير من الأمور التي لم يصمم أصلا لها، بالطبع هذا الكلام لفريق يعمل في شركة ناشئة واحدة ولايعمم على الاستخدام الشخصي للبريد الالكتروني….

طرح الأسئلة على الغير

يرى الكاتب أن استخدام الايميل لطرح الاسئلة أمر خاطئ تماما
على سبيل المثال:
عندما ترسل سؤالا لشخص أو عدة أشخاص فكيف ستتذكر لمن أرسلته، من قام بإجابتك ومن لم يفعل؟ ومن وصله السؤال ومن لم يقرأه بعد؟
ماهي المدة قبل أن ترسل الايميل مرة أخرى لتذكير المستلم بالاجابة؟ وماهو الإزعاج الذي تسببه بهذا الأمر لمن تسأله؟
كيف ستعلم إن كان الشخص الآخر سيجيبك على هذا أم أن سؤالك غير مناسب أو غير جدير بالإجابة؟
قد يستغل البعض هذه الطريقة فيرسلون واجبات عملهم لفرد اخر في الفريق ومن ثم تصلهم الإجابات جاهزة وهذا يضر الفريق كاملا بالتأكيد.

اسأل نفسك التالي:

  • هل هذه الأسئلة هل هي متعلقة بالعمل على أمر ما حاليا؟
  • أم عبارة عن طلب رأي بأمر ما من عدة أشخاص؟
  • هل تسأل شخصا آخر ليأخذ القرار عنك في أمر معين؟
  • هل تعطل عملك بانتظار إجابة على سؤال ما؟

من خلال الأسئلة السابقة هل ترى أن استخدام البريد مفيد فعلا لذلك؟

مشاركة المعلومات

يرى الكاتب ايضا استخدام الايميل لمشاركة المعلومات أمر خاطئ، وخاصة اذا كانت هذه معلومات مفيدة بحيث يمكن العودة لها واستخدامها في المستقبل. لماذ؟

لأن معظم مزودات الايميل لاتملك قابلية كبيرة للبحث ضمنها وهي غير مخصصة للبحث.
ماذا عن الأشخاص الذين ينضمون للشركة ثم يغادرونها بعد ذلك؟ أين ستذهب معلومات رسائلهم البريدية؟ تركك للشركة لايعني أن المعلومات التي كنت تستخدمها غير مفيدة لمن سيأتي بعدك!
ماذا عن الموظفين الجدد الذين لم تصلهم رسائلك البريدية ولم يشاركوا معك في نفس المشاريع؟

في شركته يستخدم الكاتب hackpad لحفظ المعلومات المهمة التي من الممكن البحث عنها واستخدامها لاحقا (مثلا: يجب أن نتواصل مع العميل فلان كي يحدث معلوماته المالية، هذا الأمر لن يفيد الآخرين وبالتالي لاحاجة لتوثيقه)

تم استخدام hackpad للتوثيق والتخزين وللحصول على التعذية الراجعة من المعلومات التي تحتاج أن تشارك مع أعضاء الفريق.

كذلك يمكن الاشارة في نفس الوثيقة إذا كانت تحتاج إلى: تغذية راجعة/تعديل/مراجعة/ مزيد من الإدخالات من الفريق، أو أنها مجرد معلومات تحتاج للمعالجة.

تمرير الملفات

استخدام الإيميل لتمرير الملفات أمر كارثي فعلا، فكر لو كان هنالك أكثر من نسخة وإصدار للملف تنتقل وتمرر عبر الايميل ولأكثر من شخص، كيف ستميز الملفات وكيف ستعرف الإصدار الذي تريده أين اختفى، وماذا لو احتجت هذه الملفات بعد مدة؟

فقام باستخدام دورب بوكس لتخزين أغلب ملفات شركته ويمكن ارفاق روابط هذه الملفات في تطبيقات أخرى ضمن الشركة مثل salck و trello

السؤال عن التغذية الراجعة(feedback):

من السيء استخدام البريد من أجل الحصول على تغذية راجعة أو رأي حول فكرة، ملف، محتوى، استراتيجة، خطة…

ليس فقط التغذية الراجعة  تتداخل بشكل سيء مع المعلومات الاساسية، بل أيضا الردود والتحويلات والنسخ المخفية.
التجربة ككل تجعل هذا الأمر فوضى ومن الصعب فك التشابك في المعلومات حتى لو كان كل شخص في البريد ملتزم بأفضل سلوك في طريقة تعامله مع الرسائل البريدية.

تم استخدام hackpad من أجل المشاركة والتعاون لإعطاء الآراء في أي أمر، وبما أن هذه المعلومات متاحة ومرئية لكل فرد في الفريق فستأتي بالتأكيد نصائح رائعة من أفرد لاتتوقعهم لبعدهم عن اختصاص العمل أوعملهم في قسم آخر.
هذا يعني أنه ستصل مدخلات ومعلومات رائعة من أقسام في الشركة مختلفة في الاهتمام والخبرة والتفكير وهذا أمر مفيدة جدا للجميع.

قائمة المهام:

كذلك يرى الكاتب أن الايميل لاينبغي أن يستخدم كقائمة للمهام

العمل الحقيقي يجب أن ينشأ خارج صندوق البريد، الناس ترسل لبعضها الآخر كل أنواع الأعمال، بينما يحدثون ببريدهم الوارد بجنون قائلين لماذا لم يقم أحد بالرد على آخر 3 مهام أحتاجها منه؟

على سبيل المثال: ايميل بدأ بسؤال عن رأي حول سعر المنتج، ولكن بعد عدة ردود قام شخص برمي جملة يخبر شخصا آخر أن عليهم فعل كذا للمساعدة على تطوير المنتج وليس سعره، بعد هذا التداخل حظا سعيدا كي تجد المهمة في الإيميل الذي حصل على دورتين أيضا وتم إرفاق ملفات فيه ثم تم توجيهه لبعض المدراء لسؤالهم عن رأيهم!

قام الكاتب باستخدام trello في شركته بالنسبة للأمور التي يمكن أرشفتها بعد استخدامها مرة واحدة.
أي أمر يمكن أو يجب أن يعتبر منتهيا يذهب إلى trello، هذا الأمر لايؤثر على الايميل فقط بل على الويكي وبرنامج المحادثة أيضا
قبل إخبار أي شخص عن مهمة ما، يجب إنشاء تذكرة في trello بعدها ستكون حالة التذكرة واضحة هل هي بالانتظار أو جارية التنفيذ أم أنها منتهية….
طالما أن جميع الفريق يرى هذه المهمات المختلفة ومراحل سيرها، سيكون من الواضح لكل شخص في أي وقت يجب عليه أن يعمل وفي أي وقت يجب أن يطلب من غيره أي مهمة .

التنبيهات:

يرى الكاتب أن التنبيهات هي إحدى الأمور الجيدة لتستخدمها في الإيميل، ولكنه مع ذلك يستخدم  تطبيق slack للمحادثة، للتواصل، للمشاركة، وبدل البريد لاستقبال التنبيهات.

إرسال التقارير

الايميل يمكن أن يستخدم للمحادثات الخاصة، وكذلك كي ترسل تقارير عملك

لكن ماهي كمية المعلومات التي ستقفل وستبقى سرية جراء هذا السلوك؟ هذا أمر يجب أن تفكر فيه جيدا فكم من المعلومات المهمة تضيع بسبب إقفالها واقتصارها على البريد.

قام الكاتب باستخدام  working on  وهو تطبيق لتشارك الأمر الذي تعمل عليه الآن، وكذلك لتكتشف على ماذا يعمل بقية الفريق حاليا.
وقد وجد الكاتب أنه من المحفز لكل فرد في الشركة أن يكون قادرا على رؤية عمل الشخص الآخر في أي وقت معين، حيث أن الأمر مفيد لعدة أسباب:
أولها: اذا كان أحدهم غارقا في في العمل على مهمته الحالية يمكنك أن ترسل له بعض الأفكار التي يمكن أن تفيده في عمله على هذه المهمة.
الثاني: عندما أرى الآخرين يقضون يوما رائعا في المهام هذا سيحفزني للعمل بجد أكبر.

 

التجربة الثانية قامت بها مالكة إحدى الشركات وهذا ملخصها:

أكثر 3 أنماط لاستخدام الايميل برأيها:

  • أولا المهام التي ترسل عبر الإيميل وهذه يمكن الاستعاضة عنها بتطبيقات المهام التي تحوي العديد من الخصائص المفيدة والمناسبة مثل الموعد النهائي والوسوم والأهمية والتاريخ وإمكانية التعليق… وأمور أخرى لايوفرها البريد مطلقا.
  • النمط الثاني هو إرسال ملاحظات أو تنويهات أو روابط أو مقالات…. يمكن الاستعاضة عنها بتطبيقات شبكات اجتماعية مثلا.
  • النمط الثالث وهو نقاش فريق العمل أو العصف الذهني لمهمة قبل البدء بتنفيذها وهذه يجب أن تدار عبر تطبيقات إدارة خاصة.

عانت الكاتبة من إضاعة الوقت الكبير في البحث عن ذلك المرفق أو الرابط الذي تم إرساله في إيميل ما منذ فترة!، ولكنها عندما تخلصت من الإيميل استطاعات توفير 3 ساعات يوميا استغلتها في التفكير والتخطيط، وارتفعت انتاجيتها من 23% إلى 68% خلال 10 أشهر.

وهي تنصح بمحاولة نقل الأعمال إلى تطبيقات خاصة بدلا من استخدام الإيميل لكل شيء مثل:

  • Huddle The Enterprise Content Collaboration Platform
  • TeamworkPM Online Project Management & Task …
  • Basecamp project management app.
  • Asana Teamwork without email
  • casual Organize Your Team & Projects Better
  • twoodo Get Your Team Organized.
  •  flock chat for your team

الإيميل والتشتت:

دراسة أثبتت أن مشتتا يستمر مدة 3 ثوان سيؤدي إلى احتمالية مضاعفة ظهور الأخطاء ضمن العمل الذي يقوم به الشخص سواء كان اتصال من جوال أو تنبيه إيميل جديد….

وهذا الأمر يحدث كثيرا عندما ترد على إيميل فتصلك فيه رسالة أخرى تؤدي لتشتيت تركيزك، أو عندما تفتح نافذة الايميل وتعمل في نافذة أخرى للمتصفح ثم ترى أن عداد الايميلات قد زاد…

 

حسب هذه المقالة فإن الدماغ يستغرق 23 دقيقة كي يعود للتركيز بعد أي مقاطعة لعمله، كما أن الإيميل هو أكثر أمر يسبب التشتت بنسبة 23%

دراسة أجرتها جامعة بريطانية عام 2013 قالت أن 83% من الموظفين الحكوميين يزداد عندهم التوتر والضغط أثناء استخدام الإيميل

 

في النهاية وبعد هذا كله أعتقد أن الأمر يستحق أن تلقي نظرة سريعة على هذه البدائل وتقتطع بعض الوقت لتجربة أحدها فربما يتغير رأيك وعملك نحو الأفضل بشكل كلي وسأحاول البحث فيها أيضا.

هل لديك تجربة لإحدى هذه التطبيقات أو غيرها؟ شاركنا تجربتك ورأيك.

التعليقات في Arabia IO

 

omar2